DOCUMENTOS CONTÁBEIS NO SIMPLES NACIONAL: UM GUIA PARA EMPRESÁRIOS
Empresários que operam sob o regime do Simples Nacional enfrentam um cenário tributário dinâmico. Compreender e gerenciar os documentos contábeis é fundamental para garantir a conformidade fiscal e o sucesso empresarial. Este artigo aborda os principais documentos que devem ser mantidos e apresentados ao Governo pelas empresas que optarem pelo regime tributário Simples Nacional.
Quando se falar em contabilização de empresas do Simples Nacional, importante monitorar todos os documentos fiscais emitidas no último mês, incluindo detalhes de retenções, no caso de serviços. As empresas deverão, após emissão dos documentos fiscais, realizar o seu arquivamento. A regra varia conforme o município, mas, em geral conforme estabelece o CTN, as empresas devem manter os arquivos por 5 anos.
Além disto, é fundamental o departamento pessoal da empresa manter organizado a documentação dos funcionários/pró-labores,os registros atualizados de alterações salariais, contrato de trabalho, ponto eletrônico, horas extras, atestados médicos, avaliações, dentre outros.
Os empresários devem ficar atentos, ao contratar ou conversar com a contabilidade que os atende, sobre quais são as obrigações acessórias que precisam ser entregues ao Fisco ou para empresa. Assim, visando ajudá-los neste projeto, segue abaixo algumas delas:
- Declaração Única (DEFIS): Similar à antiga DIPJ, deve ser entregue até 31 de março do ano subsequente, incluindo informações como faturamento, lucro líquido e dados societários.
- Livros Fiscais e Contábeis: O Simples Nacional exige a emissão de livro caixa, livro razão e diário para comprovar o lucro distribuído.
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): Anual para empresas que retêm impostos de fornecedores.
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP): Mensal, relacionada a pró-labore e INSS. Obs. Este obrigação foi alterar para o e-social.
- Balanço Patrimonial: Em algumas situações, é necessário organizar um balanço patrimonial, o que exige um controle rígido sobre os pagamentos e recebimentos.
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Anual para informações dos funcionários. A RAIS Negativa é necessária para empresas sem funcionários.
- Obrigações Estaduais (conforme estado sede da empresa) e municipais, como por exemplo a DES.
Além das obrigações mencionadas acima, as empresas precisam, mensalmente, realizar a apuração e pagamento do Simples Nacional. A este respeito, temos o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D) e o Documento de Arrecadação Simplificada (DAS). O PGDAS-D é uma ferramenta essencial para as empresas enquadradas neste regime tributário. Este aplicativo, disponibilizado pela Receita Federal, é utilizado para o cálculo e declaração mensal dos impostos devidos sob o Simples Nacional. Funciona de forma integrada, permitindo que os empresários informem suas receitas mensais, ajustem créditos e débitos fiscais, e calculem o valor do Documento de Arrecadação Simplificada (DAS). Já o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) representa um pilar fundamental na estrutura tributária das micro e pequenas empresas brasileiras. Este documento unificado simplifica o pagamento de diversos tributos federais, estaduais e municipais, consolidando-os em uma única guia mensal. Sua principal vantagem é a redução da complexidade e do tempo necessário para o cumprimento das obrigações fiscais. O valor a ser pago é determinado com base nas receitas brutas mensais reportadas pelas empresas através do PGDAS-D.
Conclusão
Manter uma gestão eficiente dos documentos contábeis no Simples Nacional é um passo fundamental para o crescimento sustentável e a conformidade fiscal. Empresários devem buscar orientação contábil qualificada para navegar por essas obrigações com confiança. Lembre-se: a prevenção é sempre mais eficaz e menos custosa do que a correção.
